"Varför skenar IT kostnaderna ?"
"Varför är det så ovanligt med lyckosamma projekt ?"
"Vart tog de utlovade samordningsvinsterna vägen ?"
Vanliga frågor från ledare i företag
och förvaltningar.
Det är helt klart att IT har en stor betydelse för de flesta organisationers
förmåga att operera. I många fall är välfungerande IT en förutsättning för deras
existens. Den senaste tidens ökande problem med virus, obehöriga intrång och
oetiskt användande har öppnat ögonen på
många. Man har sett att verksamheten är exponerad för stora risker och avbräck
när IT systemen inte fungerar eller missbrukas.
"Var sitter problemet
och finns det lösningar ?"
Ordet Teknologi i begreppet IT leder oss på fel spår. Bekymren är sällan
teknologiska. Svårigheterna sitter snarare i att åstadkomma en effektiv styrning
av IT och en ändamålsenlig koppling till övriga affärsverksamheter.
Outsourcing ses ofta som en lösning. Man
förväntar sig att få lägre kostnader och
kapitalbindning. Tillgången till kompetens och resurser hos en partner, med IT
som kärnverksamhet, är också lockande. Ändå är så många, som gått in i en
outsourcing, desillusionerade och missnöjda med situationen man hamnat i.
Kärnproblemet med att säkra värdena av IT kvarstår också i en outsourcing-situation. För en del organisationer har det kanske till och med
lett till att problemen ökat.
Baserat på COBIT (en internationell
standard för IT revision) och ITIL (ett standardbibliotek av processer för
IT styrning) har Thomas Verner AB utvecklat en metodik för att katalysera förändring –
Värdesäkring av
IT.
Det är en metod för att hjälpa
ledningen med att etablera
god IT styrning.
Resultatet blir en IT strategi. En handlingsplan med stark förankring i företagets affär,
minskade risker och ett arbetssätt som säkrar de framtida värdena från IT.
Den vänder sig primärt till verkställande ledning i medelstora organisationer.
De första stegen i metoden genomförs under två koncentrerade kalenderveckor.
Företagets egen resursinsats under dessa veckor är begränsad till cirka 15
timmar vardera för 5 till 7 nyckelpersoner.
Avsikten är att komma igång. Att lägga grunden och börja byggandet av en god
IT-styrning. Att införa ett produktivt beteende och strukturerat arbetssätt. Att
arbeta raskt och med en rimlig insats.
Projekt för verksamhetsutveckling av den här typen riskerar alltid att fastna i
en lång och tung process. Istället för en stor ansats så bygger denna metod på
att hela tiden prioritera helheten och överblicken. Att lära organisationen ett
arbetssätt som kan köras ett antal gånger. Med steg som inte blir överambitiösa.
Det innebär också att ständiga förbättringar byggs in från början i
organisationens nya kultur för IT-styrning.
Metoden steg för steg
STEG 1: I inledningen görs en mindre serie intervjuer. Med VD, verksamhetschefer
och IT organisation. Övrig information och dokumentation samlas också in.
Därefter hålls ett seminarium som beskriver ett ramverk för IT-styrning. Alla
intressenter i organisationen är inbjudna att delta. En fortsatt inventering av
nuläget görs i form av ett eller ett par gruppmöten i workshopformat. Arbetet
fokuserar på en benchmark av processmognad samt en riskinventering. Resultatet
av Steg 1 är en 'Rapport om Nuläget'.
STEG 2: Ledningen formulerar en målbild för IT Styrningen. Detta sker också i en
workshop. Bland annat så behandlas kopplingen av IT till affärsstrategierna,
uppföljning av investeringsunderlag, vad konkurrenterna gör och övriga
industriella förutsättningar, lag och policykrav, risker och risktolerans. I
detta steg formuleras också mätningar för att snarast möjligt kunna etablera
mått på prestanda före, under och efter förbättring. Resultatet av Steg 2 är en Målbildspresentation samt ett utkast till Mätvärdesrapportering.
STEG 3: Analys av gapen mellan nuläge och målbild. Med dessa gap som bas
genereras idéer till förbättringsåtgärder. Åtgärdsförslagen analyseras med
avseende på omfattning, tidsaspekter och kritiska framgångsfaktorer. Fokus
ligger på att få en hanterlig storlek på projekten och kort ledtid till synliga
och mätbara resultat. Därefter organiseras och prioriteras projekten i en
sammantagen portfölj. Hänsyn tas till övriga behov i organisationen, beroenden
och tillgängligheten på resurser. Resultatet av Steg 3 är en färdig
slutpresentation av materialet från Steg 1, 2 och 3.
Genomförande
Ledningen kommunicerar målbilden och förankrar åtgärdsplanen med alla
intressenter. Arbetet bör utföras med högt tempo och med mer fokus på agerande
än debatterande. Bevis på förbättringar måste säkras kontinuerligt. Därför är
det viktigt att mätningar startar tidigt i processen. Resultat skall vara
synliga senast inom 90 dagar för att förtroendet för hela programmet skall kunna
bevaras.
Vem gör vad ?
Det övergripande programmet ”ägs” av VD eller motsvarande roll. Hela avsikten
med programmet är att skapa en stark förankring av IT Styrningen i
organisationen. Med början i toppen. VD är eller utser en Guide som är
behjälplig framför allt vid faktainsamlingen. För övrigt utvecklas
åtgärdsprogrammets innehåll av ledning och medarbetare i den egna
organisationen.
Thomas Verner AB tillhandahåller metoder, verktyg,
mötesledning, idéer,
korsbefruktning och tempo.
Resultat
Ett effektivare ledningsarbete genom en gemensam mental bild, begreppsapparat
och beslutsordning för IT Styrningen.
En portfölj med prioriterade
förbättringsåtgärder. Alla med rimlig omfattning och kort ledtid till genomslag
och nytta.
IT chef och avdelning får ett strukturerat
stöd för sin verksamhet. Subjektivitet i
bedömningen av IT minimeras genom
mål, mätning, utvärdering och effektiv
kommunikation med alla intressenter
Värdena från IT säkras
och risker minimeras genom god överskådlighet och uppföljning !
